U moet van de wet een administratie bijhouden en deze een vaste tijd bewaren (bewaarplicht). Alle gegevens over uw bedrijf die u op papier of digitaal vastlegt, horen bij uw zakelijke administratie. Uw administratie is de basis van uw belastingaangiften.
Wat staat er in uw zakelijke administratie?
De basisgegevens van uw administratie zijn:
- Alle inkomsten en uitgaven, verdeeld over verschillende categorieën (het grootboek)
- de debiteuren- en crediteurenadministratie (welke facturen u nog moet betalen en wie uw bedrijf nog moet betalen)
- de voorraadadministratie
- de in- en verkoopadministratie (betalingen met leveranciers en klanten)
- de loonadministratie
- gegevens die belangrijk zijn voor de belastingheffing van andere organisaties of personen
Bekijk het stappenplan administratie bijhouden.
Bewaarplicht administratie
U moet uw administratie bewaren. Dat heet fiscale bewaarplicht. De bewaarplicht is nodig zodat de Belastingdienst kan controleren of u de juiste belasting heeft betaald. Een goede bewaarde administratie kan uw bedrijf beschermen bij juridische geschillen en bewijzen dat u zich aan de wet houdt.
De bewaartijd (bewaartermijn) is:
- 7 jaar voor de basisgegevens van uw administratie
- 10 jaar voor gegevens over onroerende zaken, zoals bedrijfspanden
- 10 jaar als u spullen of diensten verkoopt in de EU aan klanten die geen btw-aangifte doen én u heeft gekozen voor het éénloketsysteem (One Stop Shop)
U kunt afspraken maken met de Belastingdienst:
- om andere gegevens dan de basisgegevens korter te bewaren
- over de vorm waarin u de administratie bewaart
- over hoe gedetailleerd de administratie moet zijn
Bewaren van programma’s en bestanden
De bewaarplicht geldt ook voor computerprogramma's en bestanden. U moet ervoor zorgen dat uw bestanden bij een controle bruikbaar zijn. Dat geldt ook voor de programma's waarmee de bestanden gebruikt worden.
